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質量管理程序文件

時間:2017-09-08 09:35來源:格里昂酒店管理学院 www.ykwni.com.cn 作者:湖南物業網 點擊:
質量管理程序文件 --物業管理公司合同評審程序 1.0 目的 通過對標書、合同(草案)或訂單進行評審,確保其內容明確,并能準確理解用戶或發展商的要求,使合同得以順利履行。 2.0 適用范圍 適用于本公司各類租賃和提供物業管理服務的標書、合同的草案及正常服務

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  --物業管理公司合同評審程序
  1.0 目的
  通過對標書、合同(草案)或訂單進行評審,確保其內容明確,并能準確理解用戶或發展商的要求,使合同得以順利履行。
  2.0 適用范圍
  適用于本公司各類租賃和提供物業管理服務的標書、合同的草案及正常服務范圍以外的維修或安裝訂單及口頭訂單等的評審。
  3.0 定義
  訂單:指對要求進行說明的文件或記錄。
  4.0 職責
  4.1 總經理主持并組織有關部門或人員對物業委托管理合同或標書等重大項目合同的評審。
  4.2 房屋、電話租賃合同及其他一般性服務合同由合同涉及的部門負責人組織評審,公司主管負責人負責審批。
  4.3 正常服務范圍以外的維修或安裝訂單由機電班長或訂單接收人進行評審。
  4.4 合同評審記錄由辦公室負責保存。
  5.0 工作程序
  5.1  重大項目合同(如物業管理項目標書、物業委托管理合同等)的評審。
  5.1.1 總經理負責組織有關部門或人員通過與顧客了解接觸、溝通聯絡以及對市場的調查和分析來了解顧客的真實需要。
  5.1.2 在投標或合同簽訂之前,總經理主持召集專題會議,有關部門或人員對標書或合同草案內容以及服務質量標準等進行評審,確認本公司有能力達到用戶或發展商要求。
  5.1.3 對合同的評審確保
  a)在簽訂合同之前,各項條款內容明確、合理;
  b)公司具有滿足合同能力,與投標不一致的地方已得到解決;
  c)當合同變更時,應重新評審,評審后更改的內容及時準確傳達到有關部門o
  5.1.4  各相關部門負責對合同涉及到本部門的內容進行評審,并在《合同評審記錄》上填寫評審記錄,經總經理簽字確認。
  5.1.5 《合同評審記錄》由公司辦公室負責保存o
  5.2一般性服務合同(如業主公約或物業管理契約,房屋、攤位租賃及電話出租合同等)的評審。
  5.2.1 在合同簽定之前,由合同簽訂部門負責人組織有關人員對合同的草案內容進行評審。如合同有標準合同文本(通用范本),只需對標準合同文本進行評審,報公司主管負責人審批。
  5.2.2  《合同評審記錄》由合同簽訂部門負責保存。
  5.3  維修或安裝訂單的評審
  5.3.1 以口頭或書面等方式出現的屬于正常服務范圍之外的維修或安裝訂單電主管或訂單接收人評審,或記錄后預約現場評審。
  5.3.2 如用戶的要求內容不明確時,由專業人員在現場進行評審并做出答復,將結果記錄在《維修通知單》上。
  5.3.3 上述評審記錄由管理處負責保存。
  5.4  合同的修改
  5.4.1 合同的雙方發現合同中存在需修改問題時,均有義務就待修改條款通知對方,并取得一致意見。修改后的合同要進行重新評審并做好評審記錄。
  6.0 相關文件
  6.1 《質量/環境/職業安全管理手冊》"文件資料控制程序" 4.3章
  6.2 《質量/環境/職業安全管理手冊》"職責描述"3.2章
  6.3 《合同評審記錄》XXX-QP-08-1/B
  6.4 《維修通知單》XXX-QP-06-4/B
  6.5 《經濟效益分析意見》或《可行性分析》(不定格)
  6.6 《物業管理投標書》或《物業管理方案》(不定格)
  6.7 《物業委托管理合同》(不定格)
 
 
 
(責任編輯:湖南物業網陳)
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